POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

De conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás disposiciones normativas aplicables a la Protección de Datos Personales, LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A., identificada con NIT 890203194-1, pone a disposición de los Titulares de la información que reposa en sus bases de datos y sus causahabientes la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

 

1.    DEFINICIONES:

 

Para efectos de la presente política se tienen en cuenta las definiciones dispuestas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

 

•  AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

  AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por la Compañía, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

•  BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, por parte de la Compañía.

 

•  DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

•  DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

•  DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía. Es de aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la Compañía, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización administre la base de datos.

 

•  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento o reposen en la base de datos de la Compañía.

 

•  TRANSFERENCIA: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

•   TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

•  TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales que reposan en la base de datos de la Compañía., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

 

2.   LINEAMIENTOS GENERALES:

 

2.1.      RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

 

El RESPONSABLE del tratamiento de los datos personales es LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. con NIT 890203194-1 y domiciliado en la Ak. 68 # 37 b - 31 sur, Barrio Alquería La Fragua (Bogotá D.C.), con teléfono (57-1) 7245090 y correo electrónico datos.personales@chalver.com.co, quien guardará confidencialidad de los datos personales, atendiendo los requisitos de seguridad exigidos por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones normativas aplicables.

 

2.2.      TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

 

LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. mediante la presente política formaliza a los TITULARES registrados en las bases de datos y archivo de su propiedad, que el tratamiento aplicable a sus datos personales será recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión para dar cumplimiento al objeto social de la compañía, fines internos y específicamente para:

 

Candidatos a Vacantes:

 

•          Promoción y gestión de empleo

•          Selección de personal

•          Análisis y validación de hojas de vida

•          Realización de entrevistas

•          Aplicación de pruebas psicotécnicas

•          Evaluación y calificación de candidatos

•          Verificación de referencias laborales y personales

•          Realización de estudios de seguridad y exámenes médicos previos a la Contratación

 

Empleados:

 

•          Contratación de personal e histórico de relaciones laborales

•          Afiliación a la Seguridad Social

•          Administración de personal

•          Gestión de nómina

•          Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

•          Realización de exámenes médicos ocupacionales

•          Trabajo Social

•          Atención y seguimiento a requerimientos de Autoridades Judiciales o Administrativas

•          Envío de información relacionada con el vínculo contractual y objeto social de la compañía.

 

Clientes Directos:

 

•          Desarrollo de relaciones comerciales y contractuales.

•          Gestión de clientes e histórico de relaciones comerciales.

•          Facturación.

•          Estudios para la asignación e incremento de cupo de crédito.

•          Consulta de información financiera e historia crediticia.

•          Conciliación de cartera para el recaudo de obligaciones vencidas.

•          Reportes a Centrales de Riesgo.

•          Atención a solicitudes

•          Generación de informes para toma de decisiones.

•          Validación del cumplimiento de requisitos legales como Sarlaft, Código de Comercio, entre otros.

•          Envío de información comercial, publicitaria y/o promocional sobre los productos, servicios y eventos de la compañía.

 

Clientes Indirectos:

 

•          Gestión comercial y de mercadeo

•          Análisis de perfiles prescriptivos

•          Segmentación de mercados

•          Visitas Médicas

•          Estudios Clínicos

•          Sistemas de ayuda a la toma de decisiones

•          Alianzas Estratégicas

•          Ofrecimiento productos y servicios

•          Campañas de comunicación propias y de aliados estratégicos

•          Gestión de estadísticas internas

•          Fidelización de clientes

•          Capacitación sobre productos y servicios ofrecidos por la compañía

•          Gestión de alertas sanitarias

•          Envío de información sobre eventos adversos y demás información sobre Farmacovigilancia.

 

Proveedores y Contratistas:

 

•          Desarrollo de relaciones comerciales.

•          Gestión contable y financiera.

•          Seguimiento a órdenes de compra y cumplimiento de obligaciones contractuales.

•          Aprovisionamiento de insumos,  productos y servicios que garanticen la operación normal de la Compañía.

•          Procesamiento de pagos y verificación de saldos pendientes.

 

Antes de la recolección de datos personales de los TITULARES, se analiza su necesidad y proporcionalidad, es decir, la obtención de datos se limita a aquellos que son pertinentes, adecuados y tienen valor agregado para las finalidades antes descritas y requeridas por la compañía. Por su parte, el TITULAR de la información garantiza que los datos entregados a LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A., son veraces, completos, exactos, comprobables y comprensibles y en caso de cambio será su responsabilidad informar para que sean actualizados y corregidos.

 

LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. cuenta con medidas y controles implementados para garantizar la seguridad de las bases de datos que maneja e impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a la información personal.

 

Todos los Colaboradores de LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. están obligados a garantizar el manejo y privacidad en la información acorde a la Ley, tal como se pacta en la cláusula de confidencialidad que se encuentra en cada uno de los Contratos de Trabajo, la cual es efectiva aún después de terminar la relación laboral con la compañía.

 

LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. podrá intercambiar datos personales con algún(os) ENCARGADO(S) que considere pertinente(s) para las finalidades anteriormente descritas. De ser así, le(s) exigirá que en todo momento de(n) cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones normativas aplicables, respetando las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del TITULAR.

 

2.3.      DERECHOS DEL TITULAR:

 

Los derechos del TITULAR de los datos personales son:

 

•  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los RESPONSABLES del tratamiento o ENCARGADOS del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

• Ser informado por el RESPONSABLE del tratamiento o ENCARGADO del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el RESPONSABLE o ENCARGADO han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

 

•  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

2.4.  PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

 

El TITULAR que considere que la información contenida en las bases de datos de LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o desee revocar la autorización para el tratamiento de la información, puede presentar en cualquier momento una Petición, Consulta o Reclamo mediante una solicitud escrita dirigida al Representante Legal de LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. en la AK. 68 # 37 b - 31 sur, Barrio Alquería La Fragua (Bogotá D.C.), o a través del correo electrónico datos.personales@chalver.com.co, que contenga, el nombre del TITULAR, documento de identificación, datos de contacto para recibir la respuesta, la descripción de los hechos que dan lugar a la Petición, Consulta o Reclamo y los documentos que quiera hacer valer en el ejercicio de su derecho como TITULAR.

 

Si la Petición, Consulta o Reclamo resulta incompleta, se requerirá al TITULAR dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de presentación de la Petición, Consulta o Reclamo incompleta, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.

 

En caso de que quien reciba la Petición, Consulta o Reclamo no sea competente para resolver la situación y dar respuesta oportuna, escalará la situación a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al solicitante.

 

Mientras se da respuesta a una Petición, Consulta o Reclamo interpuesta por el TITULAR sobre sus datos personales, se debe identificar en las bases de datos, la información de dicho TITULAR con la Leyenda “Reclamo en Trámite”. Igualmente cuando LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. reciba por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio u otra Autoridad Competente, notificación sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de los datos personales de un TITULAR, se debe identificar en las bases de datos, dicha información con la Leyenda “Información en Discusión Judicial”.

 

Si la información del TITULAR se encuentra con la Leyenda “Reclamo en Trámite” o “Información en Discusión Judicial”, NO podrá circular ni ser utilizada por LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. hasta que no se resuelva dicha situación.

 

El término máximo para atender la Petición, Consulta o Reclamo por parte de LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A., es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la Petición, Consulta o Reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Petición, Consulta o Reclamo, la cual en ningún caso será superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2.5.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR LA INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN:

 

En cualquier momento LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. garantiza al TITULAR el derecho de obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en las bases de datos de la compañía.

 

Partiendo del principio de buena fe, se asume que los datos suministrados por los TITULARES son veraces, completos, exactos y actualizados.

 

El TITULAR de los datos personales que desee ejercer sus derechos y conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización de la información contenida en las bases de datos de LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. debe realizar la solicitud por escrito dirigida al Representante Legal de  LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. en la AK. 68 # 37 b - 31 sur, Barrio Alquería La Fragua, (Bogotá D.C.) o al correo electrónico datos.personales@chalver.com.co con el nombre completo, número de documento de identificación, la descripción de la solicitud, el medio a través del cual desea que se le dirija la respuesta y el teléfono de contacto. La solicitud se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

La solicitud debe ser presentada directamente por el TITULAR, sus causahabientes o representantes legales. En consecuencia LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que considere pertinentes.

 

Cuando se requiera, mediante la Página Web, Redes Sociales, Publicaciones en Medios Masivos u otros medios de comunicación, se invitará a los TITULARES a que se comuniquen con LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. para actualizar su información personal que reposa en las bases de datos de la compañía. Si el TITULAR no se acerca a actualizar sus datos, LABORATORIOS CHALVER DE COLOMBIA S.A. asumirá que los datos que posee se encuentran actualizados, ya que es responsabilidad del TITULAR informar las modificaciones en su información.

 

2.6.VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS:

 

La presente política rige a partir del 14 de Abril de 2017 y la vigencia de cada base de datos está supeditada a la finalidad de la misma y conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones normativas aplicables.